English version below.
Wersja obowiązująca od 2 sierpnia 2022 r.
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ SPÓŁKI GLOBALWORTH
1.Informacje o Administratorze
Informacja ta przekazywana jest przez następujące spółki stanowiące jedną grupę kapitałową (grupę Globalworth), z których każda ma siedzibę w Warszawie pod adresem: ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa:
A4 Business Park sp. z o.o.
GPRE Management sp. z o.o.
Podium Park sp. z o.o.
Artigo sp. z o.o.
GPRE Property Management sp. z o.o.
Quattro Business Park sp. z o.o.
Bakalion sp. z o.o.
Hala Koszyki sp. z o.o.
Rondo Business Park sp. z o.o.
Centren sp. z o.o.
Imbali sp. z o.o.
Spektrum Tower sp. z o.o.
DH Supersam Katowice sp. z o.o.
Ingadi sp. z o.o.
Tryton Business Park sp. z o.o.
Dolfia sp. z o.o.
Kusini sp. z o.o.
Warsaw Trade Tower 2 sp. z o.o.
Dom Handlowy Renoma sp. z o.o.
Lamantia sp. z o.o.
Warta Tower sp. z o.o.
Ebgaron sp. z o.o.
Lima sp. z o.o.
West Gate sp. z o.o.
Gold Project sp. z o.o.
Nordic Park Offices sp. z o.o.
West Link sp. z o.o.
(zwane dalej „Spółkami Globalworth”).
W zależności od tego, z którą spółką Pan/Pani się kontaktuje, zawiera umowę, utrzymuje relacje biznesowe lub która z nich jest właścicielem i wynajmującym budynku, z którego Pan/Pani korzysta, ta Spółka Globalworth jest odrębnym administratorem (zwanym dalej „Administratorem”) Pana/Pani danych osobowych i samodzielnie decyduje o celach oraz sposobach ich przetwarzania. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; zwane dalej „RODO”).
Poniższe informacje mają zastosowanie do przetwarzania danych osobowych kontrahentów i potencjalnych kontrahentów będących osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, do najemców i potencjalnych najemców nieprowadzących działalności gospodarczej, do osób reprezentujących kontrahentów i potencjalnych kontrahentów lub osób wyznaczonych do kontaktu przez kontrahentów i potencjalnych kontrahentów oraz do osób korzystających z powierzchni znajdujących się w budynkach stanowiących własność Spółek Globalworth, jak również związanych z nimi miejsc parkingowych. Poniższe informacje nie będą miały zastosowania, jeżeli otrzymał Pan/Pani od Administratora oddzielną informację o przetwarzaniu danych osobowych dla Pana/Pani konkretnego przypadku.
Jeżeli ma Pan/Pani wątpliwości co do zastosowania niniejszej informacji do Pana/Pani przypadku, prosimy o kontakt z Administratorem w jeden ze sposobów opisanych poniżej.
2. Kontakt z Administratorem
We wszystkich sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się z Administratorem poprzez adres e-mail: rodo@globalworth.pl lub wysyłając korespondencję na adres siedziby Administratora – ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa – z dopiskiem „RODO”.
3. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych
W przypadku kontrahentów i potencjalnych kontrahentów Administratora będących osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarcząPana/Pani dane osobowe mogą obejmować: imię i nazwisko, służbowe dane adresowe, kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu) i identyfikacyjne (firma, NIP, REGON), numer rachunku bankowego, informacje o posiadanym doświadczeniu lub uprawnieniach, jak również dane niezbędne do oceny wiarygodności lub sytuacji finansowej zebrane w sposób zgodny z przepisami prawa.
Dane osobowe, które nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pana/Pani, pochodzą ze źródeł powszechnie dostępnych, w szczególności Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz internetowej bazy danych Bisnode.
Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy (przykładowo umowy o świadczenie usług, o roboty budowlane, najmu, dzierżawy, użyczenia), przeprowadzenia postępowania przetargowego, oceny wiarygodności i sytuacji finansowej, obrony przed potencjalnymi roszczeniami i dochodzenia ewentualnych roszczeń, wypełniania obowiązków prawnych oraz w celach archiwizacyjnych.
W zależności od konkretnej sytuacji podstawą przetwarzania danych osobowych może być niezbędność do wykonania umowy, której jest Pan/Pani stroną lub do podjęcia działań na Pana/Pani żądanie przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie określonym we właściwych dokumentach korporacyjnych Administratora, w tym ocena wiarygodności i sytuacji finansowej potencjalnych kontrahentów, oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami i dochodzenia ewentualnych roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w postępowaniu przetargowym organizowanym przez Administratora lub zawarcia umowy z Administratorem.
Dane osobowe będą przetwarzane do momentu zakończenia Pana/Pani stosunków gospodarczych z Administratorem, a po tym czasie przez okres niezbędny do ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń powstałych w związku z tą współpracą albo przez okres wymagany przepisami prawa – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy. Administrator zaprzestanie przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora również w przypadku wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, który zgodnie z przepisami prawa powinien zostać uwzględniony, lub zaistnienia prawnego obowiązku zaprzestania przetwarzania danych.
W przypadku najemców i potencjalnych najemców Administratora będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi jednoosobowej działalności gospodarczej
Pana/Pani dane osobowe mogą obejmować: imię i nazwisko, dane adresowe oraz kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), serię i numer dokumentu tożsamości, numer rachunku bankowego.
Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Pana/Pani w procesie zawierania umowy i w ramach jej realizacji.
Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy najmu, obrony przed potencjalnymi roszczeniami i dochodzenia ewentualnych roszczeń, wypełniania obowiązków prawnych oraz w celach archiwizacyjnych.
W zależności od konkretnej sytuacji podstawą przetwarzania danych osobowych może być niezbędność do wykonania umowy, której jest Pan/Pani stroną lub do podjęcia działań na Pana/Pani żądanie przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO lub prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci obrony przed potencjalnymi roszczeniami i dochodzenia ewentualnych roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy z Administratorem.
Dane osobowe będą przetwarzane do zakończenia Pana/Pani stosunków z Administratorem w związku z umową najmu, a po tym czasie przez okres niezbędny do ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń powstałych w związku z tą współpracą albo przez okres wymagany przepisami prawa – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy. Administrator zaprzestanie przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora również w przypadku wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, który zgodnie z przepisami prawa powinien zostać uwzględniony, lub zaistnienia prawnego obowiązku zaprzestania przetwarzania danych.
W przypadku osób reprezentujących kontrahenta lub potencjalnego kontrahenta Administratora lub osób wyznaczonych do kontaktu przez kontrahentów i potencjalnych kontrahentów z Administratorem
Pana/Pani dane osobowe mogą obejmować: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, nazwę Pana/Pani pracodawcy lub zleceniodawcy oraz informacje o posiadanym doświadczeniu lub uprawnieniach.
Administrator otrzymał Pana/Pani dane osobowe od swojego kontrahenta lub potencjalnego kontrahenta, którego Pan/Pani reprezentuje lub przez którego został/a Pan/Pani wyznaczony/a do kontaktu.
Dane osobowe przetwarzane są w celu umożliwienia zawarcia lub realizacji umowy z kontrahentem oraz utrzymywania z nim kontaktów biznesowych oraz w celach archiwizacyjnych.
Podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci zapewnienia kontaktu z kontrahentem w celu nawiązania i realizacji współpracy gospodarczej oraz identyfikacja osób wykonujących określone czynności dla Administratora w imieniu kontrahenta oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami i dochodzenia ewentualnych roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane osobowe będą przetwarzane do momentu zakończenia stosunków gospodarczych między Administratorem a kontrahentem, którego Pan/Pani reprezentuje lub przez którego został/a Pan/Pani wyznaczony/a do kontaktu, a po tym czasie przez okres niezbędny do ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń powstałych w związku z tą współpracą. Administrator zaprzestanie przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora również w przypadku wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, który zgodnie z przepisami prawa powinien zostać uwzględniony, lub zaistnienia prawnego obowiązku zaprzestania przetwarzania danych.
W przypadku osób korzystających z powierzchni najmowanych przez kontrahenta Administratora
Pana/Pani dane osobowe mogą obejmować: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, nazwę Pana/Pani pracodawcy lub zleceniodawcy oraz w przypadku korzystania z miejsc parkingowych numer rejestracyjny pojazdu.
Administrator otrzymał Pana/Pani dane osobowe od swojego kontrahenta, będącego najemcą powierzchni w budynku należącym do Administratora, z której Pan/Pani korzysta, w związku z umową najmu zawartą pomiędzy Administratorem oraz tym kontrahentem.
Dane osobowe przetwarzane są w celu zapewnienia porządku i bezpieczeństwa w budynku, na parkingu i na terenie nieruchomości, w tym prowadzenia książki wejść i wyjść, kodowania kart dostępowych oraz zapewnienia kontroli dostępu do budynku i parkingu oraz w calach archiwizacyjnych.
Przetwarzanie opisane powyżej dokonywane jest na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci zarządzania nieruchomością, zapewniania porządku i bezpieczeństwa na terenie nieruchomości oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami i dochodzenia ewentualnych roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane osobowe będą przetwarzane do zakończenia obowiązywania umowy najmu dotyczącej powierzchni w budynku należącym do Administratora lub związanych z nimi miejsc parkingowych lub do momentu przekazania przez kontrahenta Administratorowi informacji o odebraniu Panu/Pani dostępu do powierzchni lub miejsc parkingowych w budynku Administratora, a po tym czasie przez okres niezbędny do ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń powstałych w związku z taką umową najmu. Administrator zaprzestanie przetwarzania danych również w przypadku wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, który zgodnie z przepisami prawa powinien zostać uwzględniony, lub zaistnienia prawnego obowiązku zaprzestania przetwarzania danych.
4. Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych mogą być podmioty z grupy kapitałowej Administratora (grupy Globalworth), zarządcy budynków będących własnością Administratora lub innych podmiotów z jego grupy kapitałowej (grupy Globalworth), profesjonalni doradcy Administratora (w tym doradcy prawni, finansowi i techniczni), księgowi, ubezpieczyciele, operatorzy pocztowi, firmy kurierskie oraz podmioty świadczące usługi wsparcia IT lub usługi dostawy lub zarządzania oprogramowaniem na rzecz Administratora, jak również podmioty finansujące Administratora lub podmioty z grupy Globalworth, a także podmioty upoważnione do tego na podstawie przepisów prawa.
Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
5. Prawa osób, których dane dotyczą
Ma Pan/Pani prawo żądania dostępu do danych osobowych, prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, które to prawa mogą nie zostać uwzględnione tylko w określonych przez prawo sytuacjach.
Informujemy, że przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku przetwarzania danych osobowych w sposób naruszający obowiązujące przepisy prawa.
Version in effect from 2 August 2022
GLOBALWORTH COMPANIES PRIVACY NOTICE
1.Data Controller Information
This information is provided by the following companies making up one group of companies (Globalworth group), each of them having its registered office in Warsaw at the following address: ul. Twarda 18, 00-105 Warsaw:
A4 Business Park sp. z o.o.
GPRE Management sp. z o.o.
Podium Park sp. z o.o.
Artigo sp. z o.o.
GPRE Property Management sp. z o.o.
Quattro Business Park sp. z o.o.
Bakalion sp. z o.o.
Hala Koszyki sp. z o.o.
Rondo Business Park sp. z o.o.
Centren sp. z o.o.
Imbali sp. z o.o.
Spektrum Tower sp. z o.o.
DH Supersam Katowice sp. z o.o.
Ingadi sp. z o.o.
Tryton Business Park sp. z o.o.
Dolfia sp. z o.o.
Kusini sp. z o.o.
Warsaw Trade Tower 2 sp. z o.o.
Dom Handlowy Renoma sp. z o.o.
Lamantia sp. z o.o.
Warta Tower sp. z o.o.
Ebgaron sp. z o.o.
Lima sp. z o.o.
West Gate sp. z o.o.
Gold Project sp. z o.o.
Nordic Park Offices sp. z o.o.
West Link sp. z o.o.
(hereinafter: “Globalworth Companies”).
The one of the abovementioned Globalworth Companies with which you have contact, enter into an agreement or maintain business relations or which is the owner and landlord of the building used by you, is a separate data controller (hereinafter: the “Data Controller”) of your personal data that makes autonomous decisions on the purposes and methods of their processing. The data controller processes the personal data in compliance with applicable regulations, including, without limitation, Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (the General Data Protection Regulation, hereinafter: the “GDPR”).
The information below applies to the processing of personal data of actual and potential business partners being sole traders, actual and potential tenants being individuals other than sole traders, persons representing actual and potential business partners and contact persons of actual and potential business partners, and persons using the space situated in buildings owned by Globalworth Companies and related parking spaces. The information below does not apply, if you have received from the Data Controller an individual privacy notice prepared for your specific case.
Should you have any doubts about how this information applies in your case, please do not hesitate to contact the Data Controller using any of the contact details provided below.
2. Data Controller Contact Details
You may contact the Data Controller in any personal data related issues by sending an e-mail to rodo@globalworth.pl or by sending a letter to the Data Controller’s registered office address: ul. Twarda 18, 00-105 Warsaw, with a “RODO” note on the envelope.
3. Personal Data Processing Information
Data Controller’s Actual and Prospective Business Partners being Sole Traders
Your personal data may include: first and last name, business address details, business contact details (e-mail address, phone number), and business identification details (business name, NIP (tax ID) No., REGON (statistical ID) No.), bank account number, professional experience and licence details, and the data necessary for assessment of credibility or financial standing obtained in the manner compliant with the law.
Your personal data which have not been obtained directly from you are derived from the publicly available sources, in particular the Polish Central Registration and Information on Business and the Bisnode internet database.
Your personal data are processed for the purpose of entering into and performing the agreement (e.g., a service, construction work, lease, tenancy or lending for use agreement), holding tendering procedure, assessment of credibility and/or financial standing, exercise and defence of potential legal claims, and compliance with legal obligations, and for archiving purposes.
Depending on your specific situation, the basis of your personal data processing may be the need to perform an agreement to which you are a party or to take steps at your request prior to entering into an agreement (Article 6(1)(b) GDPR), compliance with a legal obligation to which the Data Controller is subject (Article 6(1)(c) GDPR) or the Data Controller’s legitimate interests of carrying out business activity to the extent set out in the Data Controller’s relevant corporate documents, including the assessment of credibility and/or financial standing of potential business partners, and exercise and defence of potential legal claims (Article 6(1)(f) GDPR).
Providing your personal data is voluntary but it is necessary for participation in the tendering procedure held by the Data Controller or for entering into an agreement with the Data Controller.
Your personal data will be processed until termination of your business relations with the Data Controller and, following such termination, for such period as may be necessary for the establishment or exercise of potential legal claims arising in connection with such cooperation or for the period required by legal regulations, whichever is longer. The Data Controller will also cease to process your personal data on the basis of the Data Controller’s legitimate interest in the case where you object to such processing which objection should be granted pursuant to the legal regulations or where a legal obligation to cease to process such data arises.
Data Controller’s Actual and Prospective Tenants being Individuals other than Sole Traders
Your personal data may include: first and last name, address and contact details (e-mail address, phone number), identity document code and number, and bank account number. We obtain your personal data directly from you in the process of entering into and performing the agreement.
Your personal data are processed for the purpose of entering into and performing the lease agreement, exercise and defence of potential legal claims, and compliance with legal obligations, and for archiving purposes.
Depending on your specific situation, the basis of your personal data processing may be the need to perform an agreement to which you are a party or to take steps at your request prior to entering into an agreement (Article 6(1)(b) GDPR), compliance with a legal obligation to which the Data Controller is subject (Article 6(1)(c) GDPR) or the Data Controller’s legitimate interests of exercise and defence of potential legal claims (Article 6(1)(f) GDPR).
Providing your personal data is voluntary but it is necessary for entering into an agreement with the Data Controller.
Your personal data will be processed until termination of your relations with the Data Controller in connection with the lease agreement and, following such termination, for such period as may be necessary for the establishment or exercise of potential legal claims arising in connection with such cooperation or for the period required by legal regulations, whichever is longer. The Data Controller will also cease to process your personal data on the basis of the Data Controller’s legitimate interest in the case where you object to such processing which objection should be granted pursuant to the legal regulations or where a legal obligation to cease to process such data arises.
Persons Representing the Data Controller’s Actual and Potential Business Partners and the Contact Persons of the Data Controller’s Actual and Potential Business Partners
Your personal data may include: first and last name, job position, business e-mail address, business phone number, business name of your employer or principal, and professional experience and licence details.
The Data Controller received your personal data from its actual or potential business partner which is represented by you or which named you as the contact person.
Your personal data are processed for the purpose of enabling to enter into and/or perform an agreement with a business partner and maintaining business contacts with such business partner, and for archiving purposes.
The personal data processing described above shall take place on the basis of the Data Controller’s legitimate interest of ensuring contact with the business partner in order to establish and maintain business cooperation and the identification of persons performing specific operations for the Data Controller on behalf of the business partner likewise the exercise and defence of potential legal claims (Article 6(1)(f) GDPR).
Your personal data will be processed until termination of the business relations between the Data Controller and the business partner which is represented by you or which named you as the contact person and, following such termination, for such period as may be necessary for the establishment or exercise of potential legal claims arising in connection with such cooperation. The Data Controller will also cease to process your personal data on the basis of the Data Controller’s legitimate interest in the case where object to such processing which objection should be granted pursuant to the legal regulations or where a legal obligation to cease to process such data arises.
Persons Using the Space Leased by the Data Controller’s Business Partners
Your personal data may include: first and last name, job position, business e-mail address, business phone number, business name of your employer or principal, and, in the case of using parking spaces, your vehicle number plates.
The Data Controller received your personal data from its business partner being the tenant of the space which is situated in the building owned by the Data Controller and which is used by you in connection with a lease agreement entered into between the Data Controller and that business partner.
Your personal data are processed for the purpose of ensuring order and safety in the building, in the car park, and in the property area, which includes keeping the entry/exit logbook, access card encoding, and ensuring building and car park access control, and for archiving purposes.
The processing described above shall take place on the basis of the Data Controller’s legitimate interest being the management of property, ensuring order and safety in the property area, and exercise or defence of potential legal claims: Article 6(1)(f) GDPR.Your personal data will be processed until the end of the effective period of the agreement of lease of space in the building owned by the Data Controller or related parking spaces or until the time when the business partner informs the Data Controller about depriving you of access to the space or parking spaces in the Data Controller’s building, and, following such date, for such period as may be necessary for the establishment or exercise of potential legal claims arising in connection with such lease agreement. The Data Controller will also cease to process your personal data in the case where you object to such processing which objection should be granted pursuant to the legal regulations or where a legal obligation to cease to process such data arises.
4.Personal Data Recipients
The recipients of your personal data may include the member entities of the Data Controller’s group of companies (Globalworth group), the managers of the buildings owned by the Data Controller and/or by the member entities of its group of companies (Globalworth group), the Data Controller’s professional advisors (including legal, financial, and technical advisors), accountants, insurers, postal operators, courier companies, the entities providing IT support and/or software delivery and management services for the Data Controller, the financing entities of the Data Controller and/or of the Globalworth group member entities, and any entities which are authorised thereto pursuant to legal regulations.
Your personal data will not be transferred outside the European Economic Area.
5. Data Subjects’ Rights
You have the right to request access to and rectification or erasure of your personal data or restriction of their processing and, to the extent your personal data are processed on the basis of the Data Controller’s legitimate interest, the right to object to such processing; please note that your abovementioned rights may not be recognised in specific cases provided for by the law only.
You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, i.e., the President of the Personal Data Protection Office, if your personal data are processed in violation of the applicable legal regulations.